Når direktør tænder musikken, sænker roen sig i storrumskontoret

Når klokken slår præcis 8.30 tirsdag og torsdag, tænder privatdirektør Dorthe Lykke Jørgensen for musikken i Sydbank i Sønderborg. Der afspilles en enkelt melodi fra playlisten, og herefter slukkes radioen.

Det er tegn til afdelingens 25 ansatte, som straks finder sig til rette ved computerne med kaffe, vand og hvad de ellers skal bruge, før den står på halvanden times koncentreret arbejde. Smalltalk, sparring eller spørgsmål til kollegerne bliver parkeret til senere. Kun telefonerne kan ringe og afbryde stilheden.

”Vi vil gerne skabe den ro, som vi kunne mærke, at der ofte manglede,” forklarer Dorthe Lykke Jørgensen.

Siden juni har de i begge hendes afdelinger i Sønderborg og Gråsten arbejdet med fordybelsestid. Det er lagt fast ind i medarbejdernes kalendere hver tirsdag og torsdag fra klokken 8.30, når de møder ind.

Klokken 9.50 spilles der igen et nummer fra playlisten. Musikken markerer at fordybelsestiden er slut, og der nu er tid til et fælles 10 minutters ”frikvarter”, hvor man kan gå en tur eller tage en sludder med kollegerne ved kaffemaskinen, inden arbejdsdagen fortsætter.

Arbejder mere effektivt og laver færre fejl

I det åbne kontorlandskab, hvor der ofte bliver sparret på kryds og tværs, kan det nemlig være svært at finde den ro, der nogle gange skal til for at løse en opgave.

Derfor blev Dorthe Lykke Jørgensen og hendes lederteam inspireret, da de hørte om værktøjet ”Fordybelsespyramiden”.

Her er et af redskaberne til at sikre ro, når telefonerne kimer, indbakken bugner og kollegerne søger sparring, at der sættes fordybelsestid af i kalenderen.