Sådan får du dine budskaber igennem: Her er retorikerens 5 konkrete råd

Når budskabet ikke går igennem – hvad er konsekvenserne?

Uhensigtsmæssig kommunikation koster. Ikke bare tid, men også tillid, samarbejde og resultater. Når budskaber ikke lander, opstår der misforståelser, opgaver bliver ikke løst, og frustrationerne vokser.

Det kan føre til, at compliance-krav bliver ignoreret, at deadlines overskrides, eller at vigtige beslutninger træffes på et forkert grundlag.

Karen Bendix ser ofte, hvordan fagligt stærke medarbejdere ender med at blive opfattet som besværlige, rigide eller svære at danse med, fordi deres kommunikation bliver for tung, for lang eller for lidt modtagerrettet. 

“Jeg bilder mig ind, at jeg er relativt kvik. Men jeg synes af og til, at det kan være udfordrende at læse et brev fra fx en offentlig instans eller en regel-tung organisation, fordi jeg nogle gange føler mig dum over, at jeg ikke forstår det. Og det er jo ikke mig, der er dum, det er kommunikationen, der ikke fungerer,” siger hun.

Heldigvis er der meget, du hurtigt og nemt kan gøre for at styrke din kommunikation, og undgå at dine budskaber drukner i detaljer, misforståelser eller modstand. Her er Karen Bendix’ fem bedste råd.

1. Kend din modtager og deres verden

Effektiv kommunikation begynder ikke med dine udfordringer og behov. Den begynder med dem, du taler til.

Ifølge Karen Bendix er det første skridt at forstå, hvem du kommunikerer med. Det lyder banalt, men er ofte overset. 

“To forskellige afdelinger i samme virksomhed kan være to forskellige planeter. Den første øvelse er at rejse over og se, hvordan solsystemet ser ud fra deres planet.”

Det handler om at være nysgerrig. Hvad fylder i din kollegas hverdag? Hvad er deres mål, deres bekymringer, deres succeskriterier?

Jo bedre du forstår deres perspektiv, jo bedre kan du ramme dem med dit budskab.

Det er ifølge Karen Bendix afgørende i f.eks. compliance-arbejdet.

Her skal du ofte have noget fra andre; dokumentation, svar, handling. Og hvis du kommunikerer uden at tage højde for modtagerens kontekst, risikerer du at blive opfattet som en bremseklods.

Formår du derimod at tale ind i deres virkelighed, kan du blive set som en samarbejdspartner.

”Du kan ikke rejse rundt i hele banken med den samme præsentation. Du er nødt til at tilpasse det den målgruppe, du står overfor. De skal opleve at du forstår dem - så er sandsynligheden for, at de får lyst til at forstå dig meget større.” 

2. Vælg den rigtige kanal

Hvordan du kommunikerer, er lige så vigtigt som, hvad du kommunikerer.

I mange organisationer er skriftlig kommunikation blevet standarden. Mails flyver frem og tilbage, og det kan risikere at blive den første og eneste kanal, der bliver brugt, når man skal have noget fra en kollega.

Det er hurtigt, nemt og dokumenterbart, men ifølge Karen Bendix er det ikke altid den bedste løsning.

“Skriftlig kommunikation bliver ofte misforstået. Hvis jeg fx svarer dig ’Ok’ uden andet respons, kan du tænke ’hold da op, hun er sur’, mens jeg selv tænkte, at nu havde jeg ekspederet den,” siger hun.

Når vi skriver, mister vi tonefald, kropssprog og den menneskelige kontakt, der ofte er afgørende for, hvordan et budskab bliver modtaget. Det, vi selv oplever som neutralt, kan virke afvisende, kontrollerende eller ligefrem vredt, og så risikerer vi at skabe modstand, hvor vi egentlig bare ville informere.

Derfor anbefaler Karen Bendix en enkel prioritering i forhold til valg af kommunikationskanal:

1. Face-to-face, hvis muligt
2. Telefon eller Teams
3. Mail med omtanke.

“Min anbefaling er altid, hvis muligt, at tage face to face først. Tramp en tur ned ad gangen og snak med din kollega. Så kan du se vedkommende i øjnene og fornemme, hvor travlt de har, og de kan stille spørgsmål tilbage."

Hvis fysisk møde ikke er muligt, kan et opkald eller en kort samtale på Teams være et godt alternativ. Det giver mulighed for dialog, afstemning og relation. Mailen kan stadig bruges, men helst som opfølgning, ikke som første kontakt, lyder rådet fra Karen Bendix.

3. Sæt hovedbudskabet først

Hvis du gemmer det vigtigste til sidst, risikerer du, at det aldrig bliver læst.

Mange fagspecialister er vant til at forklare baggrunden først og konklusionen til sidst. Det er en akademisk tilgang, som giver mening i en juridisk eller teknisk kontekst, men ikke nødvendigvis i en travl hverdag, hvor modtageren skimmer og prioriterer.

“Det jeg nogle gange ser, er, at der kommer en relativt lang forklaring med teknik og detaljer, og så til sidst - måske efter et scroll - står der, at jeg skal bruge otte dokumenter senest på torsdag,” siger Karen Bendix. 

“Men hvis det står allerøverst: Hej, jeg skal bruge otte dokumenter fra dig på torsdag. Nu skal du høre hvorfor, så har jeg fanget modtageren.”

Det handler om at gøre det nemt for modtageren, pointerer Karen Bendix. Så skriv det vigtigste først. Brug punktform, overskrifter og tydelige deadlines. 

I mundtlig kommunikation over for en større gruppe anbefaler Karen Bendix at være meget omhyggelig med, hvad man vil sige i begyndelsen. 

”De første fem minutter er helt vildt vigtige. Det her, du skal vise, at du godt ved, hvem du står over for, og at du har dyb respekt for deres faglighed og opgaver.”

4. Vær tydelig og åben for samarbejde

Tydelighed er ikke det samme som hårdhed og åbenhed er ikke det samme som uklarhed.

Når du kommunikerer med kolleger, er det vigtigt at være opmærksom på tonen i dine budskaber. Karen Bendix oplever ofte, at fagspecialister enten pakker budskabet for meget ind eller går for hårdt til værks.

I compliance-arbejdet kan det være en særlig udfordring. Her er der ofte krav, der ikke kan forhandles, men det betyder ikke, at tonen skal være kontrollerende, eller at der ikke er andre områder, hvor det er muligt at finde alternative løsninger.

“Der er situationer, hvor man skal være enormt tydelig, stå fast og være urokkelig. Men samtidig skal man kunne vise, hvor der er plads til dialog og tilpasning. Det er også meget det, der ligger i compliance by design - hvordan vi får krav og regler passet smart ind i forretningen.”

”Når du som fagspecialist kan sige: ’Vi skal det her - lad os sammen finde ud af hvordan, skaber du en platform for samarbejde frem for modstand.”

Det handler om at gøre det nemt for modtageren at forstå, hvad du vil, og hvorfor det er vigtigt. Og det handler om at kommunikere med respekt for den andens tid, faglighed og perspektiv.

5. Dyrk relationer

Det kan lyde banalt. Men du får lettere dine budskaber igennem, når du har en relation at sende dem ind i.

I mange faglige roller og ikke mindst i compliance er du afhængig af, at kolleger leverer input, svarer på henvendelser og handler på dine beskeder. Men hvis du kun er “Karen fra compliance” med en mailsignatur, risikerer du at blive opfattet som en kontrolinstans frem for en samarbejdspartner.

“Hvis man altid bare skriver nogle korte kommanderende mails, kan man hurtigt blive hende den irriterende, som ens kolleger ikke rigtig ved, hvem er,” siger Karen Bendix og fortsætter:

“Men hvis jeg har en relation, og hvis jeg gør mig umage med at gå over og tale med kollegerne, møde dem face to face eller ringe og spørge, hvordan det går, så bliver det lettere. Så vil de være mere tilbøjelige til at gøre det, jeg beder om.”

Relationer opstår ikke af sig selv. De kræver nysgerrighed, interesse og kontakt. Og selv i skriftlig kommunikation kan du gøre meget for at styrke relationen. En venlig hilsen, en lille bemærkning om weekenden eller en smiley i moderat mængde kan gøre en stor forskel.

“Der var en leder, der spurgte mig, om han virkelig skulle spørge, om folk havde haft en god weekend. Og ja, det er en måde at få en god indgang til folk. Det er ikke fordi, man altid skal udveksle sommerferiehistorier, men menneskelige relationer gør en enorm forskel i kommunikation.”