Nu vælger de ansatte kontoret til: JN Data eksperimenterer med ny kontormodel
I et forretningsområde på JN Datas hovedkvarter i Silkeborg har 28 medarbejdere været med i et eksperiment, der skal skabe nye og bedre rammer for arbejdsdagen. Den fysiske indretning er ændret, og de ansatte har frit kunnet vælge mellem faste og fleksible arbejdspladser.
Plads til alle
Netop modellen med, at medarbejderne selv vælger mellem fast eller fleksibel plads, har vist sig at være en succes.
"Ingen er blevet presset til at vælge det ene eller det andet," understreger Pernille Holm.
"Flere af dem, som arbejder mest hjemmefra, har været glade for fleksibel plads, mens dem, der er på kontoret det meste af tiden, som jeg selv, har valgt faste pladser," siger hun.
De færre kontorpladser har også vist sig at fungere i praksis.
"Vi har endnu ikke oplevet, at alle pladser har været optaget på samme tid. Der er altid en buffer med de to gæstepladser, og fleksibiliteten gør det nemt at justere, hvis der skulle opstå behov for flere pladser," siger hun.
Ledelsen bakker op
Også fra JN Datas øverste ledelse har der været opbakning til at forsøge at eksperimentere med kontormiljøet.
”Vi har et klart ønske om at tilbyde vores medarbejdere et sundt arbejdsmiljø, og den fysiske indretning af vores kontorer bidrager til at være en attraktiv arbejdsplads,” siger senior vice president for HR & Communications Dorte Gade.
”Vi har altid haft fleksibilitet også i forhold til at kunne arbejde hjemmefra, og vi arbejder løbende med vores kontorindretning, så vi tilpasser os eventuelle nye behov. Det er dette jo et godt eksempel på,” fortsætter hun.
Dorete Gade fortæller videre, at JN Datas medarbejdere generelt udviser stor tilfredshed – målt i forhold til både fysisk og psykisk arbejdsmiljø.
Her er planen bag den nye kontorindretning
Rokade/arbejdspladsen:
- I alt 28 personer flytter ind (2 chefkontorer bibeholdes og bookingløsning etableres)
- Depotrum/1:1 lokale nedlægges og udnyttes til opbevaring (personlige kasser, kontorartikler mv.)
- Nuværende 32 pladser reduceres til i alt 24 (8 fleksible, 14 faste og 2 gæste)
- Ensretning af arbejdspladser med opstilling i ø’er (2 og 4 store skriveborde)
Indretning:
- Etablering af ‘aktivitets-zone’ (tavle, skærm, højbord med få stole, afskærmning)
- Tidssvarende kontorlook – ‘lille make over’ (Nordic style)
- Reoler fjernes og stilles i depotrum - udlevering af personlig ‘kasse’ til iy-udstyr
- Skillevægge/rumdelere med lydisolering generelt til opdeling af storkontor – lydgardiner fjernes
- Skiltning ift. indretning af fleksible- og gæstepladser, fællesarealer og guidelines for brug af disse
Andet:
- Generel oprydning (skuffer, it-udstyr, lamper, tavler, billeder, bunker mv.)
- Overblik - Hvem er her i dag? (tavle med oversigt v. hoveddør)
- Opfordre til brug af møde-rondeller til Teams-møder (foyer + kantine).
Små tiltag kan gøre en stor forskel
En af væsentligste årsager til eksperimentets succes har ifølge Pernille Holm været, at medarbejderne er inddraget fra begyndelsen.
Gennem en række workshops og brainstorms har alle ansatte i afdelingen fået mulighed for at komme med forslag til eksperimentet: alt fra en kaffebar til telefonbokse og stillezoner.
Og selvom ikke alle ønsker kunne realiseres, gjorde selv små forbedringer som at få ryddet op og smidt ting ud en stor forskel.
"Medarbejderne har haft en finger med i spillet, og det har gjort en stor forskel i dagligdagen. Bare det at få fjernet nogle gamle gardiner og skabe mere luft på kontoret har haft en positiv effekt,” siger hun.
”Med små midler kan man faktisk gøre kontormiljøet mere spændende og indbydende,” tilføjer hun.
Nu vil andre afdelinger i JN Data være med
Den øgede plads på kontoret har bl.a. givet mulighed for en aktivitetsbaserede zone, hvor medarbejderne kan vælge omgivelser baseret på opgavernes karakter.
Derudover er der oprettet tydelige zoner med skilte og guidelines, der hjælper medarbejderne med at finde den rette arbejdsplads til dagens opgaver.
Et andet tiltag er, at medarbejderne i indgangspartiet via en ’Hvem er her i dag’-tavle med billeder og navne kan se, hvem der er til stede på kontoret.
Eksperimentets resultater har været så positive, at mange af de nye tiltag nu blot er en fast del af hverdagen i afdelingen, og andre steder i JN Data overvejer man nu lignende tiltag.
Erfaringerne viser ifølge Pernille Holm, at en kombination af faste og fleksible pladser kan imødekomme forskellige medarbejderprofiler og samtidig skabe et miljø, der fremmer både produktivitet og fællesskabet.
"Folk er forskellige – nogle er her 4-5 dage om ugen, andre er her kun et par dage. Vores tilgang med at spørge medarbejderne har vist, at det sagtens kan fungere med en fleksibel løsning, hvis kontoret er indrettet til det."
