Hvilke oplysninger samler din arbejdsgiver om dig
Samler din arbejdsgiver data om dig? Ja, højst sandsynligt. Men hvor går grænserne for brug af dem? Få svar af Finansforbundets advokat, Mette Hjøllund Schousboe.
Du skal oplyses
”Helt generelt har arbejdsgiveren oplysningspligt overfor medarbejderne om alle former for behandling af personoplysninger. Om hvilke data, det handler om, og til hvilket formål,” siger Finansforbundets advokat, Mette Hjøllund Schousboe.
Den pligt kan arbejdsgiveren leve op til ved fx at sende medarbejderen en mail med et link til organisationens persondatapolitik. Det betyder naturligvis ikke, at der er frit slag, bare man oplyser. Der skal være et sagligt formål, som ikke kan klares på en mindre indgribende måde.
”Hvis der er tale om kontrolforanstaltninger, skal det også vurderes, om behandlingen kan udgøre misbrug af ledelsesretten. Her kigger man på, om der er et sagligt formål, som er proportionalt og ikke unødigt krænkende.”
Se, hvad der må registreres
Må arbejdsgiveren registrere via din elektroniske nøgle/kort, hvornår du møder, om du forlader arbejdspladsen og hvor længe, hvornår du går hjem?
”Ja, hvis der er et sagligt formål. Men du skal altid oplyses om, at registreringen finder sted.”
Hvor længe må de opbevare data?
”Så længe de har et sagligt formål med opbevaringen. Herefter er de forpligtede til at slette oplysningerne.”
Hvad må de bruge dem til?
”Oplysningerne må bruges til de formål, de har oplyst dig om. Det kan imidlertid godt alligevel indgå som et bevis i en ansættelsesretlig sag om f.eks. manglende opfyldelse af arbejdstid.”
Kan det være relevant i forhold til loven, der er undervejs og pålægger arbejdsgiverne at registrere medarbejdernes arbejdstid?
”Jeg ved ikke, om det vil være en tilstrækkelig retvisende dokumentation for medarbejderens arbejdstid. Hvis det er tilfældet, vil det sagligt kunne bruges til dette formål.”
Følere på skriveborde
Hvilke data må indsamles fra følere på skrivborde?
”Det afhænger af, hvad formålet er.”
Skal du være informeret om føleren?
”Alene, hvis der registreres personhenførbare oplysninger. Dette vil ikke være tilfældet, hvis der er free seating.”
Må arbejdsgiveren vide, hvem der sidder ved hvilken føler?
”Det kræver, at arbejdsgiver har et legitimt og sagligt formål med registreringen. Hvis arbejdsgiver ikke har det, kan det være i strid med GDPR-reglerne samt udgøre misbrug af ledelsesretten, da jeg har svært ved at forestille mig et sagligt formål, der ikke kan opfyldes på en mindre indgribende måde.”
Kræver det dit samtykke?
”Nej. Enten må arbejdsgiveren ikke foretage registreringen eller også skal de oplyse om den, inden den finder sted.”
Hvor længe må arbejdsgiver opbevare data?
”Så længe de har et sagligt formål med opbevaringen. Herefter er de forpligtede til at slette oplysningerne.”
Hvilke data må indsamles fra følere på skriveborde?
”Det afhænger af, hvad formålet er.”
Skal du være informeret om føleren?
”Alene, hvis der registreres personhenførbare oplysninger. Dette vil ikke være tilfældet, hvis der er free seating.”
Må arbejdsgiveren vide, hvem der sidder ved hvilken føler?
”Det kræver, at arbejdsgiver har et legitimt og sagligt formål med registreringen. Hvis arbejdsgiver ikke har det, kan det være i strid med GDPR-reglerne samt udgøre misbrug af ledelsesretten, da jeg har svært ved at forestille mig et sagligt formål, der ikke kan opfyldes på en mindre indgribende måde.”
Kræver det dit samtykke?
”Nej. Enten må arbejdsgiveren ikke foretage registreringen eller også skal de oplyse om den, inden den finder sted.”
Hvor længe må arbejdsgiver opbevare data?
”Så længe de har et sagligt formål med opbevaringen. Herefter er de forpligtede til at slette oplysningerne.”
Hvilke data må indsamles fra arbejdscomputere?
”Igen kræver det et sagligt formål. Dette kan fx være sikkerhed eller hvordan virksomhedens it-systemer performer.”
Kan og må arbejdsgiveren se, hvornår og til hvad, du bruger din arbejdscomputer? Hvad du skriver, hvilke sider du besøger, hvilke emner, du søger på?
”Der er tekniske løsninger, der gør arbejdsgiver i stand til at se, hvordan du bruger din arbejdscomputer og herunder, hvilke hjemmesider du besøger. Gør arbejdsgiver brug af nogle af disse muligheder, og der behandles personoplysninger, skal der være et sagligt/legitimt formål.”
Skal man være informeret?
”Ja, du skal på forhånd – på en klar og utvetydig måde – være informeret om, at registrering/logning finder sted, og hvis registrering af fx hjemmesidebesøg og brug af e-mails eventuelt kan blive gennemset som led i en kontrol, ved mistanke om brug i strid med arbejdspladsens retningslinjer.”
Kræver det dit samtykke?
”Nej.”
Hvor længe må arbejdsgiver opbevare data?
”Så længe der er et sagligt formål med at behandle/gemme oplysningerne.”
Hvad må de bruge data til?
”Data må som udgangspunkt kun behandles til de formål, du er blevet oplyst om. Hvis arbejdsgiver vil viderebehandle personoplysninger til et andet formål end det oprindelige, skal arbejdsgiver forud for behandlingen informerer dig om det. Formålet er at sikre, at behandling af personoplysninger ikke kommer bag på den ansatte.”
Kan og må arbejdsgiveren se, hvad du bruger din mobil til?
”Der gælder de samme regler som for brug af arbejdscomputer: Der skal være et sagligt/legitimt formål, og du skal på forhånd være orienteret, hvis arbejdsgiver kontrollerer dit brug af mobiltelefon.”
Hvem du ringer til og hvilke sider, du besøger?
”Jeg vil mene, at det vil være vanskeligt at argumentere for et legitimt/sagligt formål med at kontrollere samtaler af rent privat karakter. Det kan desuden være i strid med straffeloven. Kontrollerer arbejdsgiveren, hvilke sider du besøger på en arbejdstelefon, skal du på forhånd være orienteret herom.”
Der er dog en krølle:
”Arbejdsgiveren er i henhold til den finansielle lovgivning forpligtet til at optage kundesamtaler om investeringsprodukter. Det omfatter også samtaler på en arbejdsgiverbetalt mobiltelefon. Det skal imidlertid være muligt for medarbejderen at frakoble optagefunktionen, når medarbejderen foretager private samtaler fra mobilen. ”
Hvor længe må arbejdsgivere gemme statistik over sygefravær?
”Dette må gemmes, så længe medarbejderen fortsat er ansat.”
I hvilke sammenhæng må statistikken bruges?
”Den må gerne bruges som led i en afskedigelsessag, da det som udgangspunkt er vil være en del af medarbejderens personalemappe.”
Sammen om dataetik
I et digitaliseret samfund gemmes flere tusinde dataspor hver eneste dag. Hvordan skaber vi gennemsigtighed omkring, hvilke data der gemmes på arbejdspladsen? Og hvad disse data bruges til? Få viden og inspiration her.
Læs mere